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NORMATIVA PARA LA DESIGNACION DE LA SEDE Y FUNCIONAMIENTO DE LA REUNION NACIONAL DE LA AECP
Tal como indica el Artículo 4, punto 5 de los estatutos de la AECP, la Asociación podrá:
“ Organizar, por sí sola o en colaboración con otros organismos o entidades, Congresos o Reuniones u otras actividades científicas relacionadas con la Coloproctología”.
Por ello, se define la realización de UNA Reunión Nacional ANUAL de la AECP (RN) que estará sometida a las siguientes normas que tienen como objetivo uniformar y reglamentar el desarrollo de la misma.
1-La Reunión Nacional (RN) se celebrará anualmente, preferentemente, entre los meses de mayo y junio, intentando evitar la coincidencia con otras reuniones o congresos de coloproctología o de interés mayoritario.
2-Todo asociado puede presentar por escrito a la Junta Directiva su candidatura a organizar una RN. Se entiende que una candidatura representa a un grupo con especial dedicación a la cirugía colorrectal. La Junta Directiva valorará los méritos de cada candidatura, teniendo en cuenta que los méritos de una candidatura se basaran en la viabilidad científica y económica del proyecto, y aprobará o denegará su aceptación.
Las candidaturas aprobadas serán ratificadas por la Asamblea General de la AECP- que puede evidentemente no ratificar una sede si no es aceptada-, y decidirá la sede con una previsión mínima de DOS años.
3-Todas las candidaturas aceptadas por la Asamblea General serán puestas en “ lista de espera “ , no ligando su aceptación con un espacio de tiempo fijo sino que dependerá el año de su realización al total de candidaturas aceptadas y criterios geográficos de distribución nacional .
4-Ante eventos coloproctológicos importantes, se valorará la posibilidad de unificar las reuniones en una sola reunión.
5-La Junta Directiva informará tan pronto como sea posible, pero con dos años de anticipación como mínimo, al asociado encargado de organizar la futura RN.
6-El presidente del comité organizador de la RN se compromete, una vez ratificada la designación de la sede y después de aceptar las condiciones que se derivan de la organización de la misma, a presentar - un año antes de la misma – a todos los asociados en el curso de la Asamblea General de la RN precedente, el esbozo del “ Pre-programa ” de la misma.
7-La presentación de una candidatura para organizar la RN implica la aceptación de la normativa existente para la organización de la RN de la AECP:
a)La AECP, dispondrá de una Secretaría Técnica permanente, con contrato renovable, para la organización de los eventos científicos y por consiguiente, será la Secretaria Técnica de cada RN; independientemente de la sede elegida. La elección de la Secretaria Técnica depende de la Junta Directiva y debe ser formalizada mediante un contrato escrito y firmado por ambas partes.
b) Cada año durante la celebración de la RN, se reunirá la Junta Directiva y el Comité Científico de la AECP en la sede de la RN, previo a la celebración de la Asamblea General de la AECP. El Comité organizador deberá tener en cuenta estos eventos y proporcionar a la Junta Directiva un espacio en donde reunirse e incluir dentro del programa la realización de la Asamblea General y reservar para ello, un espacio físico.
El Comité Organizador de la RN será el encargado de sufragar los gastos que se derivan de la presencia de los miembros de la Junta Directiva en la sede en donde se celebra la RN.
La AECP durante los días de la RN dispondrá de un stand que se utilizará como secretaria de la AECP, en donde se instalará la secretaria de la Asociación. Los gastos del viaje serán sufragados por la AECP y los gastos de la estancia en la sede serán cubiertos por el Comité organizador de la RN.c) El programa científico de la RN lo realizará el Comité Organizador de la RN y será presentado a la Junta Directiva que lo remitirá al Comité Científico de la AECP para su valoración.
El programa será revisado y aceptado una vez consensuados todos los posibles cambios que se consideren oportunos por ambas partes, siempre teniendo en cuenta que el objetivo final es la elaboración de un programa científico de alto nivel coloproctológico.d) El Presidente de la RN y el Comité Organizador de la RN – independientemente del programa científico diseñado y consensuado con el Comité Científico de la AECP – aceptan incluir dentro del programa de la RN todos los actos culturales y/o científicos que la Junta Directiva de la AECP considere precisos y/o necesarios para dar cumplimiento al Artículo 4† de los Estatutos de la AECP.e) El Comité Organizador de la RN informará al Presidente de la AECP regularmente del desarrollo de la preparación de la misma, siendo el Presidente y por ende, la Junta Directiva de la AECP, el órgano valedor del buen hacer y correcta planificación de la RN de la misma manera que, el Comité Científico de la AECP es el órgano valedor de la parte científica de la RN.
f) El Presidente de la RN una vez celebrada la misma y en concepto de ayuda a la AECP, dará una cantidad económica ya prefijada - equivalente al 5% de las cuotas de inscripción – independiente del resultado económico final de la RN.
En caso de pérdidas el Presidente de la RN y el Comité Organizador de la RN, asumen el déficit de la RN con los distintos proveedores y en caso de beneficios, éstos son para el Comité Organizador, no siendo responsabilidad de la AECP.
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