Normativa congresos

Normativa para la designación de la sede y funcionamiento de la Reunión Nacional de la AECP

Tal como indica el Artículo 4, punto 5 de los estatutos de la AECP, la Asociación  podrá:

Organizar, por sí sola o en colaboración con otros organismos o entidades, Congresos o Reuniones u otras actividades científicas relacionadas con la Coloproctología.

Por ello, se define la realización de UNA  Reunión Nacional ANUAL de la AECP (RN) que estará sometida a las siguientes normas que tienen como objetivo uniformar y reglamentar el desarrollo de la misma.

  1. La Reunión Nacional (RN) se celebrará anualmente, preferentemente, entre los meses de mayo y junio, intentando evitar la coincidencia con otras reuniones o congresos de coloproctología  o de interés mayoritario.
  2. Todo asociado puede presentar por escrito a la Junta Directiva su candidatura a organizar una RN. Se  entiende que una candidatura representa a un grupo con especial dedicación a la cirugía colorrectal.
  3. Las candidaturas se prevén con una antelación de 2 años. Las solicitudes de candidaturas deberán ser enviadas a la Secretaría de la AECP, con una antelación mínima de 3 meses previa a la RN del año en curso (previendo su realización 2 años más adelante).
  4. La Junta Directiva y la Secretaría Técnica de la AECP valorarán los méritos de las candidaturas basándose en la viabilidad científica y económica del proyecto, y aprobarán o denegarán su aceptación.
  5. El Presidente y la Junta Directiva podrán proponer una sede para la realización de la Reunión Nacional.
  6. Las candidaturas serán expuestas por un tiempo máximo de 5 minutos durante  la Asamblea General de la AECP. la cuál, por votación secreta de sus asistentes , otorgará la candidatura por mayoría simple.
  7. Ante eventos coloproctológicos importantes, se valorará la posibilidad de unificar las reuniones en una sola reunión.
  8. La Junta Directiva informará  tan pronto como sea posible, pero con dos años de anticipación como mínimo, al asociado encargado de organizar localmente la futura RN.
  9. El presidente del comité organizador local de la RN se compromete, una vez ratificada la designación de la sede y después de aceptar las condiciones que se derivan de la  organización de la misma, a presentar – un año antes de la misma  – a todos los asociados  en el curso de la Asamblea General de la RN precedente, el esbozo del “ Pre-programa ” de la misma.s
  10. La presentación de una candidatura para organizar la RN implica la aceptación de la normativa existente para la organización de la RN de la AECP. La AECP, dispondrá de una Secretaría Técnica permanente, con contrato renovable, para la organización de los eventos científicos y por consiguiente, será la Secretaria Técnica de cada RN; independientemente de la sede elegida. La elección de la Secretaria Técnica depende de la Junta Directiva y debe ser formalizada mediante un contrato escrito y firmado por ambas partes.
  11. Los participantes ponentes de las distintas Comunidades de España deberán hacerse cargo de su alojamiento y viaje con motivo de su asistencia a la RN. La cuota de inscripción de los ponentes mencionados correrá a cargo de la Organización de la RN. La AECP asumirá los gastos de ciertos invitados, ponentes y moderadores de acuerdo a la normativa expuesta en el ANEXO.
  12. Cada año durante la celebración de la RN, se reunirá la Junta Directiva y el Comité Científico de la AECP en la sede de la RN, previo a la celebración de la Asamblea General de la AECP. El Comité organizador local deberá tener en cuenta estos eventos y proporcionar a la Junta Directiva un espacio en donde reunirse e incluir dentro del programa la realización de la Asamblea General y reservar para ello, un espacio físico.
  13. La AECP durante los días de la RN dispondrá de un stand que se utilizará como secretaria de la AECP, en donde se instalará la secretaria de la Asociación. Los gastos del viaje serán sufragados por la AECP y los gastos de la estancia en la sede serán cubiertos por el Comité organizador de la RN.
  14. El programa científico de la RN lo realizará la Junta Directiva de la AECP, a través de su comité de programa, conjuntamente con el Comité Local y será presentado al Comité Científico de la AECP para su valoración.
  15. El programa será  revisado y aceptado una vez consensuados todos los posibles cambios que se consideren oportunos por todas las partes, siempre teniendo en cuenta que el objetivo final es la elaboración de un programa científico de alto nivel coloproctológico.
  16. El Presidente del Comité Organizador Local de la RN – independientemente del programa científico diseñado y consensuado con el Comité Científico de la AECP – aceptan incluir dentro del programa de la RN todos los actos culturales y/o científicos que la Junta Directiva de la AECP considere precisos y/o necesarios para dar cumplimiento al Artículo 4º de los Estatutos de la AECP.
  17. El Comité Organizador Local de la RN informará al Presidente de la AECP regularmente del desarrollo  de la preparación de la misma, siendo el Presidente y por ende, la Junta Directiva de la AECP, el órgano valedor del buen hacer y correcta planificación de la RN de la misma manera que, el Comité Científico de la AECP  es el órgano valedor de la parte científica de la RN.
  18. La AECP en concepto de ayuda al Comité Organizador Local, dará una cantidad económica ya prefijada – equivalente al 5% de los beneficios , en el caso de que el balance económico fuese positivo. En caso de pérdidas la AECP asumirá el déficit de la RN con los distintos proveedores , no siendo responsabilidad del Comité Organizador local.

ANEXO – Normativa de invitación a la Reunión Nacional

La AECP asumirá los siguientes gastos de acuerdo al tipo de asistente o invitado:

  • Ponente Socio: Registro y cena de gala.
  • Ponente NO Socio (Especialista): Registro, cena de gala, viaje y hotel.
  • Moderador de Mesa Socio: Registro y cena de gala.
  • Moderador de Mesa NO socio: Registro, cena de gala, viaje y hotel.
  • Invitado Internacional: Registro, cena de gala, viaje y hotel.
  • Miembros de Honor del año actual: Registro, cena de gala, viaje y hotel.
  • Presidentes antiguos: Registro y cena de gala.
  • Miembros de Junta: Registro y cena de gala.
  • Miembros Honor antiguos: no se asumen gastos.
  • Jubilados: no se asumen gastos.
  • Moderador de comunicación: no se asumen gastos.

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